L’adozione di Learning Agreement digitali non è solo un aggiornamento tecnico dei sistemi di un istituto di istruzione superiore. È un impegno a migliorare l’esperienza degli studenti internazionali, a promuovere partnership più solide e a garantire che l’istituto rimanga all’avanguardia nella cooperazione Erasmus+. La transizione digitale può richiedere tempo ed energie, ma i vantaggi superano di gran lunga le sfide.
Il contributo che segue, a cura dell’Università degli studi di Pavia, ci racconta esattamente questo: si diventa player internazionali a pieno titolo, guadagnando un posizionamento nello spazio europeo dell’istruzione superiore sempre più necessario.
Come la Scuola Superiore Normale di Pisa che abbiamo ascoltato nell’ultima occasione, l’Università di Pavia è uno dei 3 Champions EWP Erasmus Without Paper designati dalla Commissione europea per l’Italia.
Il messaggio di ateneo è inequivocabile. Buona lettura!
Nel contesto della digitalizzazione del programma Erasmus+, è comune pensare che si tratti essenzialmente di un processo tecnico o burocratico, di competenza esclusiva degli uffici relazioni internazionali.
L’Università di Pavia ha colto questa sfida come un’opportunità di crescita istituzionale e di innovazione, attivando una trasformazione che ha coinvolto governance accademica, strutture centrali e dipartimentali, personale tecnico e studenti. Sin dall’inizio, il cambiamento è stato promosso e guidato dal Prorettorato all’Internazionalizzazione e dalla Delega per l’Europa e per la Mobilità Internazionale, che hanno riorganizzato la struttura politica attraverso la revisione delle competenze della figura dei delegati accademici e alla mobilità dipartimentali, il coinvolgimento degli studenti nei processi decisionali e la creazione di una Unità Organizzativa Complessa per la Mobilità Internazionale centrale. A livello operativo, un gruppo trasversale composto da UOC Mobilità Internazionale, Area Sistemi Informativi, che ha nominato il Digital Officer di Ateneo, e Area Didattica ha lavorato in stretta sinergia con i Dipartimenti e Corsi di Studio, in un approccio integrato alla strategia globale di internazionalizzazione e sostenibilità dei processi EWP/ESCI.
Uno degli snodi centrali di questo processo è stato l’adozione progressiva dei Digital Learning Agreement, oggi pienamente operativo per studenti SMS in uscita ed in entrata. La validazione avviene su due livelli: controllo amministrativo da parte della UOC Mobilità Internazionale e approvazione accademica da parte dei coordinatori di Dipartimento e, ovviamente, del partner. Questo sistema ha rafforzato la partecipazione della componente docente, aumentando la coerenza tra piano di studio, mobilità e riconoscimento accademico che avviene in modo quasi del tutto automatico.
Il risultato è un processo più lineare, tracciabile e condiviso, che ha ridotto errori, velocizzato le approvazioni e migliorato l’interazione con i partner e i candidati alla mobilità. Il sistema digitale è stato costruito non solo per attivare le API di EWP, ma gestisce oltre 60 passaggi automatizzati nelle tre fasi del ciclo Erasmus: prima, durante e dopo la mobilità. Fin dalla candidatura o nomination incoming, vengono attivati step automatici e checkpoint condizionati per l’onboarding dello studente che avanza, in ambiente digitale, nel percorso di mobilità sulla base di un workflow logico e consequenziale.
Ciò ha portato a un miglioramento e una diversificazione della popolazione che partecipa a programmi di mobilità internazionale, passata da poco più di 900 nel 2020/21 a quasi 2.300 nel 2024/25. Secondo l’EU Survey del nostro progetto KA 131-2022, il 61% degli studenti ha ricevuto il DLA firmato digitalmente da entrambe le università prima della partenza, risultato che riflette anche il contemporaneo investimento in supporto personalizzato, guide, incontri informativi e una rete capillare di referenti.
L’Università sta attualmente testando l’efficacia dei sistemi EWP/ESCI anche in contesti ad alta complessità, come i Joint Master dell’Alleanza EC2U, con mobilità obbligatorie in più Paesi ai fini dell’ottenimento di un titolo europeo congiunto. Questo pilota servirà anche a prepararsi allo European Degree, mettendo alla prova l’architettura digitale dell’alleanza in scenari di estrema interconnessione della didattica europea. Il sistema è, inoltre, utilizzato anche per le mobilità KA171, i programmi di visiting professors and scholars e gli accordi bilaterali extra-UE, che ovviamente viaggiano ancora al di fuori delle API EWP, ma che seguono la stessa logica.
L’esperienza dimostra che una transizione digitale efficace non può essere delegata a singole unità operative e richiede un ripensamento iniziale dei processi prima di arrivare all’implementazione dello strumento tecnologico. Richiede un coinvolgimento pieno dell’istituzione: visione strategica da parte della governance, collaborazione tra aree centrali, ascolto delle esigenze dei Dipartimenti, dialogo con gli studenti e, soprattutto, il coraggio di innovare anche in contesti complessi. L’Università di Pavia ha interpretato la digitalizzazione non come un vincolo, ma come una leva per migliorare processi e qualità dei processi di internazionalizzazione.
Il percorso non è stato e non è privo di difficoltà. La fase “during and after the mobility”, ad esempio, resta una delle più complesse da gestire, in particolare quando si tratta di modifiche dei Learning agreement e dei riconoscimenti automatici i quali richiedono ancora un intervento manuale importante che speriamo di risolvere con l’integrazione e connessione del Course Catalogue tra i diversi sistemi gestionali adottati dall’ateneo. Anche l’allineamento tra sistemi interni richiede soluzioni personalizzate e continue revisioni tecniche e di processo.
Il consiglio per chi si affaccia ora a questo percorso? Non sottovalutare l’investimento iniziale necessario sia in termini economici e di impegno delle risorse umane dedicate, senza però farsi scoraggiare perché il return of investment, il ROI, è rilevante. Serve una visione strategica, una cabina di regia stabile, formazione continua e la volontà di sperimentare, anche con il rischio di commettere errori. È proprio da questi tentativi che nasce l’innovazione.
E sì, l’Università di Pavia continua a investire con decisione in questa direzione. I prossimi obiettivi riguardano l’integrazione del course catalogue, il completamento dell’intero ciclo di mobilità in un ambiente completamente digitale, l’estensione del processo, ove possibile, anche ai programmi di Erasmus Traineeship, l’adozione delle API per le nominations non appena saranno disponibili, e l’introduzione di strumenti di business e artificial intelligence per l’analisi dei dati e per un supporto sempre più personalizzato allo studente in mobilità. A ciò si aggiunge il lavoro che faremo per riconoscere la European Student Card ESC degli studenti incoming, già attiva per i nostri outgoing.
Che si tratti di atenei con grandi numeri o di realtà più piccole, l’impegno è proporzionato alla visione condivisa di un’università italiana ed europea capace di proporsi sul mercato globale come reale competitor di altri sistemi educativi considerati più avanzati. La digitalizzazione è e resterà il fiore all’occhiello all’interno dello Spazio Europeo dell’Istruzione Superiore, perché i vantaggi sono chiari: semplificazione, controllo, qualità, trasparenza delle qualifiche accademiche in conformità con i più grandi processi appena lanciati dalla Commissione Europea della “Union of Skills” e dello European Degree.
Ma, soprattutto, abbiamo dimostrato che quando tecnologia, governance e comunità universitaria si muovono insieme, l’innovazione diventa cultura: ed è proprio questa l’essenza del Programma Erasmus.
Per saperne di più:
Alessia Ricci
Ufficio comunicazione
Agenzia nazionale Erasmus+ Indire