OLA, Online Learning Agreement: la Commissione europea intervista l'Italia per una prospettiva nazionale

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La comunità Erasmus+, con particolare riferimento al settore istruzione superiore, si sta muovendo verso la completa digitalizzazione del Programma. Il passaggio ai Learning Agreement (LA) digitali sta trasformando i processi di mobilità Erasmus+, rendendoli più efficienti, sicuri, trasparenti e paperless. I Learning Agreement digitali semplificano e migliorano il processo di mobilità Erasmus+ e riducono gli oneri amministrativi: niente più scansioni, stampe o spedizioni di documenti, consentendo un risparmio notevole di tempo. I LA digitali sono accessibili e aggiornabili in tempo reale da tutti le parti interessate. Garantiscono sicurezza e conformità, rendendo la gestione della mobilità più sicura e affidabile. Adottando Learning Agreement digitali, gli istituti di istruzione superiore possono concentrarsi sul supporto agli studenti nei loro percorsi di mobilità, anziché sulle complicanze burocratiche.

La Commissione europea sta investendo molte risorse per accelerare il processo di digitalizzazione del Programma Erasmus+ e, anche per questo, ha chiesto ai Paesi leader della mobilità in Europa, una prospettiva sullo scenario nazionale.

Ne hanno parlato con Claudia Peritore, Capo Unità del settore istruzione superiore e European Student Card Initiative Digital Officer presso l’Agenzia nazionale Erasmus+ INDIRE e con Maria Salzano, figura intermedia per l’Azione Chiave 1 Mobilità per l’apprendimento tra Programme Countries. A seguire riportiamo le risposte dell’Agenzia sui temi indicati.

Sfide nell’implementazione dei Learning Agreement digitali

Gli istituti di istruzione superiore utilizzano gli EWP da anni, ma i loro progressi variano a seconda della loro organizzazione interna. Per implementare con successo i Learning Agreement digitali, gli istituti devono adattare i propri processi interni, presentare chiaramente l’offerta formativa e semplificare le procedure di approvazione. Questo è particolarmente complesso per le università più grandi, dove è richiesto un coordinamento tra gli uffici internazionali centrali e i singoli dipartimenti. I fattori strutturali giocano un ruolo chiave; ad esempio, nelle grandi università, i Learning Agreement vengono spesso elaborati in modo decentralizzato tra più dipartimenti, il che dipende anche dalla disponibilità di risorse umane. Un altro problema significativo è la disparità nell’adozione digitale tra gli istituti europei. Alcune università hanno integrato completamente i Learning Agreement digitali nei loro sistemi, ma hanno difficoltà con partner che non sono altrettanto aggiornati. Molti dei nostri istituti utilizzano la dashboard dell’EWP e segnalano che funziona bene. Tuttavia, ci sono alcuni problemi, soprattutto per gli istituti di musica e arte, che hanno esigenze specifiche. Sebbene la situazione stia migliorando, rimane un work in progress, con le istituzioni che adottano approcci diversi.

Scambio di esperienze tra le istituzioni

Tutte le istituzioni sono coinvolte in gruppi di lavoro nazionali, che abbiamo recentemente ristrutturato. In precedenza, avevamo 11 gruppi di lavoro basati sui sistemi utilizzati dalle istituzioni (fornitori terzi, sistemi interni o Dashboard). Per rispondere meglio alle esigenze dei nostri istituti di istruzione superiore, questi gruppi di lavoro nazionali sono stati riorganizzati in 6 gruppi di lavoro tematici che coprono diversi aspetti della digitalizzazione, tra cui Online Learning Agreement (OLA), accordi interistituzionali (IIA) e european student card (ESC). Partecipano quasi 200 istituzioni, dalle grandi università alle piccole, nonché istituzioni specializzate in musica e arti.
Le istituzioni possono partecipare a più gruppi di lavoro in base ai propri interessi. Ogni gruppo ha un coordinatore che garantisce uno scambio continuo di conoscenze e buone pratiche e si interfaccia regolarmente con l’AN. Questi coordinatori sono coinvolti da diversi anni e attribuiscono grande importanza allo scambio tra pari, che aiuta a chiarire malintesi e a verificare le informazioni, anche in termini di pratiche dei partner internazionali degli istituti partecipanti. I gruppi di lavoro promuovono il dialogo tra istituti piccoli e grandi, garantendo che tutte le prospettive siano prese in considerazione. Sebbene l’AN non gestisca direttamente i learning agreements, facilitiamo le discussioni attraverso questi gruppi di lavoro. Aggiornamenti regolari garantiscono che gli istituti rimangano informati. La comunicazione è un elemento chiave per un’interpretazione coerente del contesto. L’AN organizza incontri bilaterali concentrandosi sui progressi nell’implementazione della digitalizzazione, sia con le migliori università di provenienza che con quelle che non hanno ancora avviato scambi.

Incoraggiare l’uso dei Learning Agreement digitali

Abbiamo organizzato la prima edizione dell’ESCI Day in Italia a maggio dello scorso anno, in collaborazione con la DG EAC. Si è trattato di un evento interattivo che ha coinvolto circa 60 partecipanti, tra cui rappresentanti delle 10 principali università di provenienza, coordinatori dei gruppi di lavoro e la rete nazionale per la ricerca e l’istruzione (NREN) IDEM/GARR, con cui stiamo sviluppando una soluzione nazionale per il rilascio dell’ESI europea student identifier, in accordo con il nostro Ministero dell’Istruzione e della Ricerca. Durante l’evento, i promotori dell’EWP hanno presentato le migliori pratiche in materia di OLA, IIA e Carta Europea dello Studente. Stiamo pianificando una seconda edizione dell’ESCI Day per la fine del 2025 o l’inizio del prossimo anno, in collaborazione con l’Autorità Nazionale. Integriamo inoltre gli aggiornamenti sulla digitalizzazione nelle giornate informative nazionali e negli eventi di kick off, come durante la nostra ultima giornata informativa nazionale E+, in cui una sessione è stata dedicata all’aggiornamento dei coordinatori dei gruppi di lavoro e dei promotori dell’EWP. Analogamente, nella riunione di avvio dei progetti KA1 di luglio, gli aggiornamenti sull’ESCI erano all’ordine del giorno. Inoltre, puntiamo a evidenziare le storie di successo di istituzioni che hanno migliorato significativamente i loro numeri di LA digitali. Attraverso interviste e incontri, cerchiamo di comprendere e condividere le loro strategie per superare le sfide.

Approccio misto: attività degli istituti e comunicazione con l’AN

Con 300 istituti di istruzione superiore coinvolti, il loro coinvolgimento proattivo è fondamentale. Sebbene le competenze relative all’implementazione siano interne agli istituti, l’AN garantisce un flusso di comunicazione coerente per fornire loro aggiornamenti regolari. Tutti gli istituti, compresi quelli non ancora collegati, vengono raggiunti tramite i gruppi di lavoro. Manteniamo una comunicazione diretta e regolare con i coordinatori dei gruppi di lavoro. Inoltre, i controlli di sistema in loco rappresentano un’ottima occasione per fornire feedback. Fungono da valutazione formale che attira l’attenzione della dirigenza istituzionale, inclusi i Rettori. A tal fine, le lettere di valutazione che l’AN invia dopo i report finali dei progetti di mobilità E+ includono un feedback ai coordinatori dei gruppi di lavoro per riconoscere e lodare il contributo attivo degli istituti.

Una nota importante sulle statistiche

Il Portale delle Statistiche fornisce preziose informazioni sui progressi degli online LA, sebbene permangano alcune problematiche. Ad esempio, gli istituti completamente preparati a gestire digitalmente tutti i LA in entrata e in uscita, si trovano ad affrontare il fatto che gli studenti possano avviare più versioni dello stesso LA nella Dashboard, rendendo difficile, o addirittura impossibile, raggiungere un’accuratezza statistica del 100%. Inoltre, gli studenti potrebbero avere più periodi di mobilità in un singolo anno accademico, complicando ulteriormente l’interpretazione dei dati.

Per approfondire:

Alessia Ricci
Ufficio comunicazione
Agenzia nazionale Erasmus+ INDIRE