Gli istituti di istruzione superiore di tutta Europa stanno affrontando il passaggio ai Learning Agreement digitali nell’ambito della mobilità Erasmus+. Si tratta di un passo necessario a supporto di scambi di studenti internazionali più efficienti, affidabili e fluidi nonché di un processo che rafforza anche i partenariati tra istituti di diversi Paesi.
Il passaggio ai Learning Agreement digitali non è immediato ma molti atenei hanno già completato con successo questo cambiamento. Imparare dalle loro esperienze può aiutare a gestire il processo. Per questo abbiamo intervistato i 3 istituti italiani per primi nominati Erasmus Without Paper Champions, nel periodo tra il 2023 e il settembre 2025.
Apriamo con la Scuola Normale Superiore di Pisa che ci racconta l’importanza del processo di digitalizzazione per la popolazione studentesca di ateneo ma anche per le Segreterie studenti dove il carico di lavoro si snellisce e semplifica con minori margini di errore.
Ascoltiamo la clip video di Lisa Franchini, responsabile delle Relazioni internazionali della Scuola e Urszula Kowalska-Pratelli del servizio Segreteria Allievi. A seguire il contributo redazionale della Scuola Normale.
I 3 atenei Champions sono a disposizione dei colleghi di istituti di istruzione superiore italiani per confronti e approfondimenti sui Learning Agreement digitali.
La digitalizzazione del programma Erasmus+ nell’ambito dell’iniziativa Erasmus Without Paper (EWP) ha rappresentato per la Scuola Normale Superiore un cambiamento significativo, che ha richiesto tempo, pazienza e un forte spirito di adattamento.
Il passaggio dal formato cartaceo (o PDF) a quello veramente digitale nella gestione della documentazione — e dei Learning Agreement in particolare — non è stato immediato. Abbiamo affrontato difficoltà tecniche, piattaforme non sempre stabili, flussi operativi in continua evoluzione e momenti di incertezza che ci hanno portato a ripensare molte delle nostre consuete modalità di lavoro.
Questo cambiamento è stato affrontato dalle stesse persone che da anni si occupano della mobilità internazionale, principalmente all’interno del Servizio Internazionalizzazione, con il supporto fondamentale degli uffici informatici, che hanno seguito l’intero processo tecnico garantendo assistenza continua.
Prima della digitalizzazione i Learning Agreement venivano gestiti in modo eterogeneo: firme apposte su documenti cartacei o PDF scansionati, e studenti incaricati di raccogliere tutte le approvazioni tra più uffici e università. Le verifiche necessarie per accertare la validità formale dei documenti erano numerose, i tempi di attesa lunghi e la tracciabilità dei passaggi complessa e faticosa.
Oggi, grazie al sistema digitale, lo studente inserisce esclusivamente i propri dati e i corsi che intende seguire e sostituire, con il nostro supporto. Le firme vengono richieste automaticamente ai referenti delle due università, in un flusso controllato, verificabile e molto più semplice da monitorare. Il nuovo sistema ha semplificato notevolmente il processo, pur richiedendo un grande lavoro di riorganizzazione interna.
In seguito alla nomina a EWP Champion, abbiamo avvertito la responsabilità di compiere un ulteriore sforzo: non solo nel rafforzare il nostro impegno nella digitalizzazione, ma anche nel ripensare e ottimizzare le procedure, per renderle più sostenibili nel tempo e più chiare per tutti gli attori coinvolti. Per questo motivo abbiamo deciso di affiancare alla digitalizzazione — inizialmente condotta tramite la Dashboard messa a disposizione da EWP — l’adozione di un gestionale per la mobilità internazionale. Anche in questo caso le difficoltà non sono mancate: per circa un anno abbiamo dovuto portare avanti in parallelo entrambi i sistemi, con un notevole impegno da parte del personale coinvolto.
Tuttavia, gli sforzi compiuti hanno portato risultati concreti: il processo di riconoscimento delle attività svolte all’estero da parte di allieve e allievi della Scuola è diventato più lineare e, soprattutto, realmente automatizzato. Ciò ci ha permesso di garantire anche il riconoscimento in carriera di attività extra-curriculari, contribuendo a valorizzare in modo più completo l’esperienza formativa internazionale.
Questa trasformazione ha avuto un impatto importante anche sulla Segreteria Allievi, che fino a poco tempo fa doveva gestire manualmente ogni singolo riconoscimento, con frequenti contatti con i docenti, confronti tra programmi e verifiche puntuali, spesso molto complesse.
Sappiamo che il percorso verso una digitalizzazione completa non è ancora concluso. Ci sono margini di miglioramento, e continueremo a lavorare per affinare strumenti e procedure. Ma i risultati raggiunti finora ci confermano che la direzione è quella giusta: studenti più supportati, flussi più chiari, processi più sostenibili e trasparenti.
Per saperne di più:
Alessia Ricci
Ufficio comunicazione
Agenzia nazionale Erasmus+ Indire
offrire un servizio più moderno, accessibile e in grado di rispondere alle esigenze della mobilità
internazionale di oggi.